Kamis, 04 Agustus 2016

SOFTWARE ACCOUNTING QUICKBOOKS UNTUK YAYASAN PERGURUAN TINGGI

Pada umumnya aktivitas Direktorat Keuangan Universitas berupaya untuk selalu konsisten dengan visi dan misi sebuah Perguruan Tinggi, khususnya dari sudut pandang keuangan maupun pelayanan sehingga setara dengan kualitas internasional.
Untuk mewujudkan semua ini, sistem dan prosedur keuangan harus didesain sedemikian rupa sehingga mampu menyajikan laporan keuangan universitas yang dapat dipertanggungjawabkan, transparan, akurat, dan tepat waktu
Dengan demikian Direktorat Keuangan Universitas harus melaksanakan administrasi dan pembukuan sesuai dengan standar akuntansi keuangan . Hal ini tidak akan mudah dilaksanakan apabila data keuangan masih dikelola secara manual , atau dikelola dengan program keuangan yang rumit.
Oleh karenanya agar pengelolaan keuangan Universitas yang bersumber dari Dana Masyarakat dan yang bersumber dari Dana Pemerintah (DIPA) menjadi mudah dikerjakan gunakanlah
Software QuickBooks Accounting System & Bussiness Management

MENGAPA QuickBooks

       a.      Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat,
      b.      Untuk bisa menggunakan QuickBooks , hanya diperlukan memahami empat konsep dasar yaitu tentang apa itu: Accounts ,Items, Customers, dan Vendors,
       c.      Semua bagian yang terkait dalam Direktorat Keuangan dapat bekerja secara bersama-sama dalam waktu yang bersamaan (Multi User)
      d.      Hak akses dari masing masing staff Sub-Direktorat dapat diatur oleh Pimpinan Direktorat , sebagai Administrator.
       e.      Nama Icon bar dan Judul laporan bisa diubah ke bahasa Indonesia , sehingga memudahkan bagi operator yang kurang familier dengan istilah dalam bahasa Inggris
        f.      Laporan akan tampil secara otomatis , sesaat setelah data transaksi diinput (real time).
       g.      Laporan bisa diexsport menjadi format Excel.
       h.      Direktur Direktorat Keuangan Universitas dan Pembantu Rektor dapat melihat laporan dari komputernya masing-masing setiap saat

PENGETRAPAN QuickBooks PADA DIREKTORAT KEUANGAN UNIVERSITAS

1        Struktur Organisasi Direktorat Keuangan

(1) Direktorat Keuangan terdiri atas:
  1. Subdirektorat Perbendaharaan;
  2. Subdirektorat Anggaran dan Akuntansi.
(2) Subdirektorat Perbendaharaan terdiri atas:
  1. Seksi Dana Pemerintah;
  2. Seksi Dana Masyarakat;
  3. Seksi Verifikasi.
(3) Subdirektorat Anggaran dan Akuntansi terdiri atas:
  1. Seksi Penyusunan Anggaran;
  2. Seksi Akuntansi Keuangan;
  3. Seksi Akuntansi Manajemen.

2        Rincian Tugas Sub-Direktorat

(1) Rincian tugas Subdirektorat Perbendaharaan:
  1. Menyusun konsep Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) dan program kerja Direktorat;
    ( Dapat dikerjakan dengan menggunakan menu Non Profit > Set Up Budgets )
  2. Membantu menyusun konsep petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di Bidang Perbendaharaan;
  3. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pembayaran, dan pertanggung jawaban penggunaan dana pemerintah maupun dana masyarakat;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Non Profit > Enter Donation , atau
  4. Melaksanakan pengalokasian dana pemerintah dan dana masyarakat;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Non Profit > Program / Projects)
  5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana pemerintah maupun dana masyarakat;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Report > Budgets & Forecast > Budget vs Actual )
  6. Melaksanakan verifikasi penggunaan dana pemerintah maupun dana masyarakat;
  7. Menyusun laporan secara periodik;
    (Dalam hal ini laporan tidak usah disusun karena semua laporan akan tersedia secara Otomatis dengan menggunakan Menu Report)

(2) Rincian tugas Subdirektorat Anggaran dan Akuntansi:
  1. Membantu Direktur dalam menyusun Program dan Kegiatan tahunan;
  2. Menyusun konsep RKAT dan program kerja Direktorat;
    ( Dapat dikerjakan dengan menggunakan menu Non Profit > Set Up Budgets)
  3. Membantu menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis bidang perencanaan anggaran dan akuntansi;
  4. Menghimpun dan mengkompilasi usulan anggaran baik Anggaran Pemerintah maupun Anggaran Masyarakat dari unit kerja;
  5. Menyeleksi kegiatan-kegiatan yang dapat dibiayai dengan Anggaran Masyarakat, berdasarkan kriteria yang ditetapkan Pimpinan Universitas;
  6. Memberikan layanan teknis dan pendampingan penyusunan RKAT unit kerja di lingkungan Universitas;
  7. Melaksanakan verifikasi usulan RKAT Kantor Pusat dan unit-unit kerja;
  8. Memfasilitasi kegiatan Komite Anggaran Universitas;
  9. Membantu Direktur dalam pelaksanaan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait dalam menyiapkan usulan maupun mengusahakan perolehan alokasi Anggaran Pemerintah;
  10. Melaksanakan sistem akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen;
  11. Mengembangkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen;
  12. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pendampingan implementasi sistem akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen; dan
  13. Menyusun laporan keuangan Universitas baik yang bersumber dari dana pemerintah (DIPA) maupun yang bersumber dari dana masyarakat.
    (Dalam hal ini laporan tidak usah disusun karena semua laporan akan tersedia secara Otomatis dengan menggunakan Menu Report)

3        Rincian Tugas Seksi- Sub-Direktorat

 (1) Rincian tugas Seksi Dana Pemerintah:
  1. Melaksanakan penerimaan dan penyimpanan dana pemerintah;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Non Profit > Enter Donation)
  2. Memeriksa setiap keabsahan dokumen penerimaan dan pengeluaran dana pemerintah;
  3. Melaksanakan pembukuan, pembayaran, dan pertanggungjawaban penggunaan dana pemerintah;
  4. Mengkonsolidasikan pemanfaatan dana pemerintah;
  5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana pemerintah;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Report > Non Profit Report > Donor / Grat Report)
f.        Menyusun laporan realisasi anggaran secara periodik.
( Semuanya tersedia di Menu Report > Non Profit Report )
(2) Rincian tugas Seksi Dana Masyarakat:
  1. Melaksanakan penerimaan dan penyimpanan Dana Masyarakat;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Non Profit > Enter Donation)
  2. Memeriksa setiap keabsahan dokumen penerimaan dan pengeluaran dana masyarakat;
  3. Melaksanakan pembukuan, pembayaran, dan pertanggungjawaban penggunaan dana masyarakat;
  4. Mengkonsolidasikan pemanfaatan dana masyarakat;
  5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana masyarakat;
  6. ( Dikerjakan dengan menggunakan Menu Report > Non Profit Report > Donor / Grat Report)
g.       Menyusun usulan draf laporan manajemen dana/kas yang akan diinvestasikan baik jangka pendek maupun jangka panjang; dan . menyusun laporan realisasi anggaran secara periodik.
(Dikerjakan dengan menggunakan Menu Report > Non Profit Report > Budget vs Actual by Program / Projects )
(3) Rincian tugas Seksi Verifikasi:
  1. Menghimpun dan menyusun konsep standar harga;
    ( Rujukan dilihat dari Menu Report > Purchases > Purchase by Item Detail)
  2. Mengoreksi kelayakan kebutuhan anggaran;
  3. Mengoreksi kesesuaian antara perencanaan dan penggunaan dana;
  4. Mengoreksi antara usulan dan standar harga yang telah ditentukan;
    ( Rujukan dilihat dari Menu Report > Purchases > Purchase by Item Detail)
e.       Membuat laporan hasil verifikasi.
(Dikerjakan dengan menggunakan Menu Report > Purchases > Purchase by Vendor Detail )
(4) Rincian tugas Seksi Penyusunan Anggaran:
  1. Menghimpun usulan kegiatan dan Anggaran Dana Pemerintah dan Anggaran Masyarakat dari unit kerja;
  2. Menghimpun, memilah, mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dapat dibiayai dengan Anggaran Pemerintah dan Anggaran Masyarakat;
  3. Memeriksa justifikasi usulan kegiatan dan kesesuaiannya dengan Renstra unit dan Renstra Universitas;
  4. Menyusun RKAT Universitas berdasarkan usulan dari unit-unit kerja;
  5. Memberikan layanan teknis dan pendampingan penyusunan RKAT unit kerja di lingkungan Universitas;
  6. Melaksanakan verifikasi usulan RKAT Kantor Pusat dan unit kerja;
  7. Menyiapkan bahan rapat berkaitan dengan RKAT;
  8. Menyiapkan draft RKAT sebelum diajukan pengesahannya kepada Majelis Wali Amanat;
    ( Dikerjakan dengan menggunakan menu Non Profit > Set Up Budgets)
  9. Memfasilitasi kegiatan Komite Anggaran Universitas;
  10. Menyusun tabel dan jadwal siklus perencanaan, menginformasikan dan mengingatkan pada unit-unit di Universitas; dan
k.      Menyusun dan memelihara basis data kegiatan dan anggaran satuan kerja Universitas.
(5) Rincian tugas Seksi Akuntansi Keuangan:
  1. Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen penerimaan dan pembayaran;
  2. Melaksanakan administrasi dan penyimpanan dokumen penerimaan dan pembayaran;
  3. Melaksanakan pembukuan sesuai dengan standar akuntansi keuangan;
    (Karena sudah Multi user , dan tugas membukuan sudah dikerjakan oleh masing-masing Seksi sesuai dengan bidang tugasnya , maka Seksi Akuntansi Keuangan tinggal memverifikasinya dan memvalidasi data pendukung)
  4. Mengusulkan pengembangan sistem akuntansi keuangan;
  5. Menghimpun dan mengkonsolidasikan laporan akuntansi keuangan Universitas yang bersumber dari dana pemerintah (DIPA) dan yang bersumber dari dana masyarakat dengan menggunakan aplikasi QUICKBOOKS
    ( Akan terhimpun secara Otomatis di Menu Report)

(6) Rincian tugas Seksi Akuntansi Manajemen:
  1. Menyusun rencana arus kas;
  2. Melaksanakan pencatatan dan analisis data akuntansi;
  3. Melaksanakan pemeliharaan sistem akuntansi manajemen;
  4. Mengusulkan pengembangan sistem akuntansi manajemen; dan . menghimpun dan mengkonsolidasikan laporan akuntansi manajemen Universitas baik yang bersumber dari dana pemerintah maupun yang bersumber dari dana masyarakat dengan menggunakan aplikasi QUICKBOOKS

CATATAN
  • Karena ada tugas mengkonsolidasikan laporan akuntansi manajemen Universitas sebaiknya software yang dipakai adalah QuickBooks Enterprise Solution 2011
  • Apabila tugas mengkonsolidasikan dikerjakan secara manual  dengan Excel , disarankan menggunakan QuickBooks Premier 2011.
o       Huruf cetak biru Pengetrapan menu-menu yang tersedia di QuickBooks

4        Laporan keuangan yang bisa disajikan

1        Buku Kas dan Bank , Neraca , Laba-Rugi , Arus Kas , Perubahan Modal , Buku Besar , Buku Journal , Buku Piutang , Buku Hutang , Laporan Pajak Pertambahan Nilai (PPn)
2        Laporan lainnya yang diperlukan dapat dibuka dari  menu Report

PAKET PELATIHAN

PAKET PELATIHANUNTUK PERGURUAN TINGGI

1.Penjelasan singkat tentang QuickBooks
2.Wawancara dengan bagian pembukuan Yayasan , tentang kegiatan transaksi akuntansi Yayasan , prosedure pelaksanaan pembukuan ,dan laporan apa saja yang diperlukan.
3.Menginstal QuickBooks
4.Membuat file data base Akuntansi Yayasan.
5.Membuat Chart of Account / kode perkiraan
6.Cara membuat data Suplier
7.Cara membuat data Donatur , penyumbang
8.Cara membuat data Mahasiswa / Murid
9.Cara membuat Neraca Awal / Neraca Saldo
10.  Cara membuat daftar Item yang digunakan dalam transaksi
11.  Cara membukukan transaksi dengan Suplier
a.Membuat Surat pesanan / PO.
b.Membukukan Terima Barang yang dipesan
c.Membukukan terima nota tagihan dari Suplier
d.Membukukan pembayaran nota tagihan
e.Membukukan pembayaran kepada Suplier atas transaksi tanpa melalui Surat pesanan
12.  Cara membukukan transaksi dengan Mahasiswa / Murid
13.  Cara membukukan transaksi dengan Donatur , Penyumbang
a.Membukukan Janji / kesanggupan Donatur tetap
b.Membuat Tagihan kepada Donatur tetap
c.Membukukan penerimaan dari Donatur tetap
d.Membukukan penerimaan dari Penyumbang
14.  Cara membukukan transaksi Lainnya
a. Membukukan pengisian Kas
b.Membukukan Pembayaran gaji karyawan
c. Membukukan Piutang Karyawan
d.Membukukan Hutang.Piutang Pihak ke 3.
e. Membukukan Akumulasi Penyusutan , dll
15.  Tentang Report / Laporan
16.  Mengenal fasilitas yang disediakan oleh QuickBooks
17.  Buku Manual (dalam kemasan CD)

Menyiapkan bentuk laporan yang terdiri dari :
1.              Buku Kas dan Bank ,
2.              Neraca ,
3.              Neraca Komparatif ,
4.              Penjelasan Pos-pos Neraca
5.              Laba-Rugi ,
6.              Laba Rugi Komparatif,
7.              Penjelasan Pos-pos Laba Rugi,
8.              Arus Kas ,
9.              Perubahan Modal ,
10.          Buku Besar ,
11.          Buku Journal ,
12.          Buku Piutang
13.          Buku Hutang ,
14.          Buku Catatan Order Barang
15.          Persediaan
16.          Hutang Yang Masih Harus Dibayar ( Unpaid Bills)
17.          Piutang yang Belum Dibayar (Open Invoice),
18.          Laporan Pajak Pertambahan Nilai (PPn)
19.          Laporan Pembelian

Diposting oleh di Tidak ada komentar:
Label: , , ,
Langganan: Komentar (Atom)